Pengantar Tinjauan Menyeluruh Proses Bisnis

Kasus : Pengantar Tinjauan Menyeluruh Proses Bisnis
Pembukaan S&S,Inc. Kurang dua minggu lagi. Scott Parry dan Susan Gonzalez bekerja keras untuk membuat persiapan akhir pembukaan toko. Pegawai sebagian besar sudah dikontrak; pelatihan dijadwalkan diadakan minggu depan.

Susan telah memesan sejumlah persediaan (inventory) yang menurutnya cukup untuk bulan pertama. Toko sedang direnovasi dan akan memiliki dekorasi yang terang dan menyenangkan. Semua tampaknya sudah teratur – semua, kecuali catatan akuntansi.
Seperti kebanyakan pengusaha, Scott dan Susan tidak mencurahkan pemikiran mereka pada catatan akuntansi sebanyak yang mereka curahkan pada bagian lain dalam bisnis mereka. Mereka sadar bahwa mereka memerlukan bantuan dalam hal akuntansi yang berkualitas, dan telah mengontrak seorang akuntan bernama Ashton Fleming, sebagai pegawai tetap. Scott dan Susan menganggap Ashton tepat untuk pekerjaan tersebut karena Ashton memiliki pengalaman kerja selama dua tahun di firma Akuntan Publik Nasional. Ashton merasa antusias untuk bekerja di S&S karena dia selalu ingin terlibat untuk membangun perusahaan dari bawah.
Pada hari pertama Ashton bekerja, Susan menunjukkan kepadanya lokasi faktur (invoice) pembelian persediaan. Scott menjelaskan bahwa staf penjualan dibayar dengan gaji tetap ditambah komisi, sedangkan pegawai lainnya dibayar per jam. Para pegawai mendapat bayaran setiap dua minggu; dan pembayaran pertama akan jatuh tempo minggu depan. Selanjutnya, Susan mengeluarkan beberapa map dan memberikannya ke Ashton. Satu map berisi dokumentasi utang mereka ke bank, dengan pembayaran pertama akan jatuh tempo beberapa hari setelah pembukaan toko. Map yang lain berisikan informasi mengenai pembyaran sewa, utilities, dan pengeluaran lainnya. Susan menyampaikan kepada Ashton bahwa dia dan Scott hanya tahu sedikit mengenai akuntansi, sehingga mereka mengandalkan Ashton untuk membantu mereka memutuskan bagaimana menjalankan akuntansi S&S. Susan menambahkan bahwa mereka telah membuka rekening giro untuk S&S dan mereka selalu memperbaharui catatan cek untuk memonitor arus kas.
Ashton menanyakan kepada Scott mengenai software akuntansi yang digunakan oleh perusahaan. Scott menjawab bahwa dengan semua tantangan yang mereka hadapi untuk membuka S&S, dia dan Susan belum punya waktu untuk mengatasai aspek tersebut. Scott menambahkan bahwa dia dan Susan belum punya banyak waktu untuk mengatasi aspek tersebut. Scott menambahkan bahwa dia dan Susan pernah mencari beberapa paket software yang umum digunakan, tetapi mereka langsung sadar bahwa mereka tidak tahu banyak mengenai akuntansi untuk dapat memilih paket yang tepat. Scott kemudian meminta Ashton untuk melakukan pembelian software akuntansi yang menurutnya paling baik untuk S&S.
Setelah pertemuan dengan Scott selesai, Ashton merasa senang sekaligus agak gelisah menghadapi tanggung jawab membuat sistem informasi akuntansi (SIA) untuk S&S. Meskipun Ashton sudah pernah mengaudit banyak perusahaan, dia belum pernah mengatur pembukuan perusahaan dan tidak yakin bagaimana melakukannya. Jutaan pertanyaan terlintas dipikirannya. Berikut ini beberapa pertanyaan yang dipikirkannya:

1. Bagaimana saya akan mengatur segala sesuatunya? Saya harus mulai dari mana? Informasi
apa yang dibutuhkan oleh Scott dan Susan untuk menjalankan S&S secara efektif?
2. Bagaimana saya akan memproses data mengenai semua jenis transaksi di S&S?
3. Bagaimana saya akan mengatur semua data yang akan di kumpulkan?
4. Bagaimana saya seharusnya mendesain SIA agar informasi yang tersedia dapat diandalkan
dan akurat?





JAWAB


1. Ashton memutuskan bahwa sebelum membeli paket akuntansi untuk S&S, pertama-tama dia harus memahami bagaimana perusahaan tersebut berfungsi. Dia memulai hal ini dengan membentuk pemahaman atas aktifitas dasar bisnis S&S dan atas keputusan-keputusan yang nantinya perlu dibuat oleh Scott dan Susan agar usaha berjala efktif. Karena Ashton tau bahwa Scott dan Susan berencana ingin membuat website untuk melakukan bisnis lewat internet. Dan Ashton memilih software akuntansi yang menurutnya akan memenuhi kebutuhan sekarang dan masa mendatang S&S.

2. Ada 4 langkah tentang siklus pemrosesan data yang harus dilakukan yaitu:
• Input data
• Penyimpanan data
• Pemrosesan data
• Output informasi


3. Data yang akan dkumpulkan harus di atur dengan baik, untuk mengatur semua data tersebut kita lakukan dengan menyimpannya kedalam computer. Computer menyimpan data dengan cara mengaturnya dalam bentuk unit-unit yang leih kecil hingga menjadi unit yang lebih besar, dan lebih bermakna.

4. 1) Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh system dapat diandalkan.
2) Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai dengan tujuan
manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku.
3) Menjaga aset-aset organisasi, termasuk data.